Bài viết về DIGIMAP
Hướng dẫn đào tạo nhân sự quản lý hệ thống bản đồ số tại sự kiện
Trong mỗi sự kiện hiện đại, hệ thống bản đồ số không chỉ là công cụ dẫn lối tham quan mà còn là phần quan trọng định hình trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, để hệ thống này vận hành hiệu quả, bản đồ số cần có một đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, hiểu rõ cách sử dụng và quản lý trong suốt quá trình tổ chức.
Việc đào tạo nhân sự không thể tiến hành sơ sài, mà phải có kế hoạch cụ thể, từng bước theo đúng tiến trình sự kiện. Dưới đây, Digimap sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng chương trình đào tạo nhân sự sử dụng và quản lý hệ thống bản đồ số tại sự kiện, theo trình tự từng ngày, đảm bảo nhân sự không chỉ nắm vững lý thuyết mà còn thành thạo thực hành.
Xác định đối tượng và vai trò trong đội ngũ nhân sự
Ngay từ ngày đầu tiên, cần tiến hành xác định rõ những nhóm nhân sự sẽ tham gia vận hành hệ thống bản đồ số. Thông thường, bao gồm các nhóm kỹ thuật chịu trách nhiệm vận hành hệ thống, nhóm hướng dẫn khách tham quan trực tiếp sử dụng bản đồ số và nhóm giám sát chung toàn hệ thống.
Việc phân định rõ vai trò từ sớm sẽ giúp nội dung đào tạo được điều chỉnh chính xác cho từng nhóm, đảm bảo mỗi thành viên hiểu nhiệm vụ cụ thể của mình trong quy trình sự kiện.
Chuẩn bị tài liệu đào tạo phù hợp và cụ thể
Sau khi xác định nhân sự, bước tiếp theo trong ngày thứ hai là xây dựng bộ tài liệu đào tạo chi tiết. Tài liệu cần bám sát hệ thống bản đồ số sẽ sử dụng, bao gồm các nội dung như: tổng quan hệ thống, hướng dẫn cách truy cập, cách tìm kiếm gian hàng, chỉ đường, cũng như xử lý các tình huống kỹ thuật cơ bản.
Tài liệu nên được trình bày đơn giản, trực quan, kết hợp hình ảnh minh họa giao diện bản đồ thực tế để nhân sự dễ dàng ghi nhớ và hình dung. Nếu có thể, chuẩn bị thêm các bảng quy trình tóm tắt để dùng trong các buổi thực hành tiếp theo.
Đào tạo lý thuyết tập trung
Vào ngày thứ ba, tiến hành tổ chức buổi đào tạo lý thuyết cho toàn bộ đội ngũ nhân sự đã phân công. Trong buổi học này, người đào tạo sẽ lần lượt trình bày về cấu trúc hệ thống bản đồ số, chức năng từng phần, thao tác tìm kiếm thông tin, quy trình hỗ trợ khách tham quan và hướng xử lý các tình huống thường gặp.
Để tránh việc nhân sự tiếp thu thụ động, nên kết hợp xen kẽ các câu hỏi tình huống hoặc mini game kiểm tra nhanh trong quá trình giảng dạy, nhằm tăng sự chủ động và ghi nhớ sâu hơn.
Thực hành trực tiếp trên hệ thống bản đồ số
Sau lý thuyết, ngày thứ tư là thời điểm nhân sự cần thực hành trực tiếp trên hệ thống thực tế. Trong buổi thực hành, các nhân sự sẽ được giao bài tập cụ thể như tìm gian hàng theo tên, hướng dẫn khách di chuyển từ điểm A đến điểm B, xử lý trường hợp bản đồ mất tín hiệu ngắn hạn hoặc gian hàng không hiển thị chính xác.
Sự luyện tập này sẽ giúp nhân sự không chỉ nhớ các thao tác cơ bản mà còn quen với các tình huống phát sinh thực tế trong quá trình sự kiện.
Diễn tập vận hành mô phỏng sự kiện
Tiến đến ngày thứ năm, cần tổ chức một buổi diễn tập quy mô nhỏ, mô phỏng luồng di chuyển khách tham quan tại sự kiện.
Trong buổi diễn tập này, một nhóm nhân sự sẽ đóng vai khách tham quan, nhóm còn lại thực hiện vai trò hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật. Qua đó, nhân sự có thể rèn luyện khả năng giao tiếp, giải quyết nhanh chóng yêu cầu thực tế, đồng thời phát hiện sớm những lỗ hổng trong quy trình hỗ trợ trước khi sự kiện diễn ra chính thức.
Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ nhanh tại hiện trường
Ở ngày thứ sáu, bên cạnh việc hoàn thiện đội hình vận hành, cần chuẩn bị thêm các tài liệu hỗ trợ nhanh như bảng hướng dẫn sử dụng bản đồ số, sơ đồ vị trí gian hàng nổi bật, quy trình hỗ trợ sự cố cơ bản.
Các tài liệu này cần được phát cho toàn bộ nhân sự, đồng thời đặt tại các trạm hỗ trợ khách tham quan để bất kỳ ai cũng có thể tra cứu nhanh khi cần, đặc biệt trong những khung giờ cao điểm của sự kiện.
Kiểm tra lần cuối và sẵn sàng vận hành thực tế
Vào ngày cuối cùng trước khi sự kiện chính thức mở cửa, cần tổ chức một đợt kiểm tra tổng thể. Kiểm tra bao gồm việc thử nghiệm truy cập hệ thống từ nhiều thiết bị, rà soát khả năng tìm kiếm và định vị gian hàng, đảm bảo rằng tất cả nhân sự đã sẵn sàng với vai trò của mình.
Việc rà soát này không chỉ củng cố sự tự tin của đội ngũ, mà còn giúp ban tổ chức chủ động phát hiện và xử lý mọi rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất.
Digimap – Đối Tác Đồng Hành Cùng Sự Kiện Của Bạn
Với kinh nghiệm đồng hành triển khai bản đồ số hóa cho hàng trăm sự kiện, Digimap không chỉ cung cấp nền tảng bản đồ số mạnh mẽ mà còn hỗ trợ đào tạo nhân sự bài bản, sát thực tế và dễ áp dụng.
Từ việc soạn thảo giáo trình, tổ chức đào tạo tập trung, thực hành trực tiếp, cho đến hỗ trợ kỹ thuật onsite, Digimap cam kết mang đến sự chuyên nghiệp tối đa cho sự kiện của bạn.
Kết luận
Đào tạo nhân sự sử dụng và quản lý hệ thống bản đồ số tại sự kiện không chỉ đơn thuần là một bước chuẩn bị, mà chính là yếu tố quyết định sự thành công của giải pháp số hóa trải nghiệm khách hàng.
Với quy trình đào tạo theo từng ngày bài bản, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về sự vận hành trơn tru của bản đồ số trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, đồng thời nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách tham quan.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đào tạo và triển khai bản đồ số chuyên nghiệp cho sự kiện, hãy liên hệ ngay với Digimap để được tư vấn chi tiết.
👉 Liên hệ Digimap để khởi động hành trình số hóa sự kiện của bạn ngay hôm nay.