Smart Office là gì? Lợi ích khi ứng dụng Smart Office là gì?

Smart Office là thuật ngữ bắt đầu tồn tại từ những năm 1990. Tuy nhiên, với tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ, thì Smart Office được ứng dụng mạnh mẽ hơn. 

Vậy chính xác hơn Smart Office là gì? Sự xuất hiện của giải pháp này mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng Digimap tìm hiểu chi tiết hơn về nội dung này trong bài viết sau đây nhé. 

Smart Office là gì?

Smart Office (văn phòng thông minh) là môi trường làm việc tiên tiến, tận dụng các công nghệ tiên tiến để nâng cao năng suất, hiệu quả và trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Smart Office tích hợp một loạt các giải pháp kỹ thuật số và tự động để hợp lý hóa các hoạt động và tạo ra một môi trường văn phòng hiện đại với khả năng đáp ứng và thích ứng tốt. 

Trong Smart Office, các thiết bị và hệ thống thông minh được kết nối với nhau để tối ưu hóa các khía cạnh khác nhau của không gian làm việc. Các khía cạnh bao gồm ánh sáng, kiểm soát nhiệt độ, an ninh và liên lạc. Khả năng kết nối này cho phép phân tích dữ liệu theo thời gian thực và đưa ra quyết định thông minh, giúp tiết kiệm tài nguyên, tận dụng không gian tốt hơn và nâng cao sự thoải mái tại nơi làm việc.

Smart Office giúp thúc đẩy văn hóa làm việc năng động và linh hoạt, đáp ứng nhu cầu thay đổi của nhân viên. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công việc từ xa, thúc đẩy sự cộng tác với các công cụ giao tiếp hiện đại và đảm bảo một môi trường an toàn và được cá nhân hóa. 

Khi các văn phòng thông minh phát triển, chúng đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao năng suất, tính bền vững và sự hài lòng của nhân viên, góp phần vào bối cảnh không ngừng phát triển của nơi làm việc trong tương lai.

Tại sao ứng dụng Số hóa bản đồ quan trọng đối với smart office?

Ứng dụng số hóa bản đồ vào trong các không gian văn phòng thông minh mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều những giá trị lợi ích. Cùng xem qua chi tiết hơn về tầm quan trọng của công nghệ này sau đây nhé. 

Quản lý không gian hiệu quả hơn

Đây là điều quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp sẽ nhận được từ khi ứng dụng số hóa bản đồ vào văn phòng. Bản đồ số sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian trong văn phòng. Chi phí thuê văn phòng làm việc hiện nay rất cao, vì vậy, doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa việc sử dụng không gian đã thuê. 

Ứng dụng đặt bàn làm việc cảm biến, cho phép các công ty giám sát việc sử dụng không gian theo thời gian thực. Từ đó, doanh nghiệp xác định các khu vực chưa được sử dụng và đưa ra quyết định sắp xếp lại hoặc tái sử dụng không gian. Có thể thấy việc ứng dụng các công nghệ Smart Office giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí rất đáng kể.

Tận dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí không gian không sử dụng

Nâng cao chất lượng công việc 

Qua việc cung cấp cho nhân viên các công cụ để tìm chỗ làm việc, phòng họp hoặc không gian cộng tác có sẵn, nó giúp giảm thời gian lãng phí khi tìm kiếm khu vực phù hợp để làm việc. Điều này giúp cải thiện sự hài lòng và năng suất của nhân viên vì họ có thể nhanh chóng và dễ dàng xác định và đặt trước những không gian phù hợp với nhu cầu của mình. 

Tạo không gian linh hoạt 

Quản lý không gian hiệu quả có thể thúc đẩy sự linh hoạt cho văn phòng làm việc. Số hóa bản đồ cho phép nhân viên chọn không gian làm việc phù hợp nhất với nhiệm vụ của họ, cho dù đó là hoạt động tập trung vào công việc cá nhân hay hoạt động nhóm hợp tác. Những điều này tạo điều kiện về không gian cho nhân viên cống hiến và gắn kết hơn với doanh nghiệp. 

Các công cụ được sử dụng trong Smart Office hiện nay

Công nghệ văn phòng thông minh bao gồm nhiều công cụ và giải pháp cải tiến được thiết kế để nâng cao hiệu quả, năng suất và trải nghiệm tổng thể tại nơi làm việc. Dưới đây là một số danh mục chính của công nghệ văn phòng thông minh.

Có nhiều công cụ được ứng dụng vào trong Smart Office

Hệ thống điều khiển và tự động hóa

Các hệ thống này kiểm soát các khía cạnh khác nhau của môi trường văn phòng. Bao gồm ánh sáng, HVAC (sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí) và an ninh. Các cảm biến và thuật toán thông minh có thể điều chỉnh các hệ thống này dựa trên công suất sử dụng và sở thích. Những điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty. 

Thiết bị Internet of Things (IoT)

Các thiết bị IoT, chẳng hạn như cảm biến và đèn hiệu, được sử dụng để thu thập dữ liệu về tỷ lệ sử dụng, nhiệt độ, chất lượng không khí, v.v. IOT đóng một vai trò quan trọng trong việc giám sát và tối ưu hóa các khía cạnh khác nhau của văn phòng. Thông qua các công nghệ IoT, nhân viên trong văn phòng có được không gian làm việc thoải mái hơn. 

Công cụ giao tiếp và cộng tác

Các công cụ giao tiếp ở đây đề cập đến hệ thống hội nghị truyền hình, nền tảng giao tiếp hợp nhất và bảng trắng ảo để tăng cường công tác từ xa và trực tiếp. Những công nghệ này giúp nâng cao khả năng gắn kết nhân viên với nhau và với doanh nghiệp cho dù đang gặp khoảng cách địa lý. Đặc biệt là trong bối cảnh sau đại dịch Covid 19, yêu cầu về việc gắn kết nhân viên khi đang không ở cạnh nhau càng cao hơn. 

Truy cập và bảo mật thông minh

Smart Office kiểm soát truy cập sinh trắc học, hệ thống giám sát và ra vào không cần chìa khóa. Ứng dụng công nghệ bảo mật thông minh giúp đảm bảo an ninh cho không gian văn phòng và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.

Các công nghệ hiện đại trong Smart Office giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh

Ứng dụng số hóa bản đồ

Số hóa bản đồ giúp quy hoạch và mang đến nhiều thông tin hữu ích chủ doanh nghiệp. Thông qua bản đồ số, bạn có thể dễ dàng sắp xếp khoa học cho văn phòng để nhân viên có thể tận dụng tối đa không gian. 

Phân tích dữ liệu và thông tin chi tiết

Doanh nghiệp sử dụng các công nghệ và cảm biến khác nhau để có thể thu thập các dữ liệu cần thiết. Các dữ liệu này được phân tích để hiểu rõ hơn về việc sử dụng văn phòng, hành vi của nhân viên và quản lý cơ sở. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định cải tiến.

Lợi ích của Smart Office và Số hóa bản đồ

Ứng dụng Smart Office mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. Theo thống kế, việc sử dụng các công nghệ tòa nhà thông minh như cảm biến nhiệt độ, bộ điều nhiệt thông minh và cảm biến chiếm chỗ có thể giúp giảm chi phí năng lượng từ 15 đến 25%. Chi tiết hơn về những lợi ích của việc ứng dụng Smart Office sẽ được chia sẻ ngay sau đây. 

Smart Office mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích vượt trội

Tăng hiệu quả hoạt động

Smart Office giúp tăng cường hiệu quả hoạt động thông qua tối ưu hóa các quy trình làm việc. Các công nghệ hiện đại như IoT, trí tuệ nhân tạo giúp tự động hóa nhiều nhiệm vụ. Thông qua những công nghệ đó, văn phòng hiện đại và tiện lợi hơn như có thể điều khiển nhiệt độ và ánh sáng. Việc ứng dụng công nghệ văn phòng thông minh giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian và có thể tập trung hơn vào công việc chính. 

Tạo môi trường thoải mái

Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp hiện nay. Việc ứng dụng Smart Office vào trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp bạn đi đúng hướng hơn. Từ đó, nâng cao sự chuyên nghiệp và thoải mái của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. 

Tối ưu hóa chi phí

Ứng dụng công nghệ hiện đại vào trong vận hành doanh nghiệp sẽ giúp tối ưu hóa chi phí. Vậy tối ưu như thế nào? Thông qua công nghệ quản lý năng lượng, bạn có thể điều chỉnh tự động việc tiêu thụ điện hay các nguồn tài nguyên khác hợp lý hơn. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí tối đa và còn bảo vệ môi trường. 

Khi được làm việc ở vị trí ưa thích sẽ gia tăng năng suất và cải thiện tinh thần

Thu hút và giữ chân nhân viên

Một văn phòng được ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ giúp thu hút được các nhân viên tài năng. Đồng thời những công nghệ hiện đại cũng sẽ giúp giữ chân nhân viên với công ty lâu hơn. 

Lời kết

Trên đây là tổng hợp những nội dung cơ bản về Smart Office là gì và những thông tin liên quan. Hy vọng rằng, với những thông tin mà Digimap chia sẻ trên đây thì bạn đã hiểu rõ hơn về giải pháp này và có phương án áp dụng cho doanh nghiệp phù hợp.